E-posta Kullanım Talimatı


AMAÇ: Bu talimatın amacı; şirket bünyesinde e-mail kullanırken uyulması gereken kuralları belirlemektir.

  1. Çalışanlar iş ile ilgili bilgi paylaşımında e-mail kullanmayı tercih etmelidirler.
  1. Her çalışan e-mail üzerinde firma tarafından ortak kullanılan imza şablonunu kullanmalıdır. Bu şablonda personelin, isim soyisim, unvan ve iletişim bilgileri mutlaka yer almalıdır. E-mail imzasında firmanın katılacağı fuar, konferans vb gibi etkinliklere dair bilgilendirme yazı ve görselleri kullanılabilir. 
  1. Gönderilecek e-mailler kısa, açık ve anlaşılır olmalıdır. Mesaj, birden fazla kişiye gidecek ise konunun gerçekten mesaj gidecek kişileri ilgilendirip ilgilendirmediğine dikkat edilmelidir. Konu ile sadece haberdar olması gerekli kişiler “cc” bölümüne yazılmalıdır. 
  1. Mesajın gönderildiği kişiler mümkün olduğu kadar kısıtlı tutulmalı, “cc” kısmına gerçekten gerekli olmayan kişiler eklenmemelidir. 
  1. Mesaj birden fazla kişiye gönderiliyor ve bu farklı kişilerin birbirinden haberdar olması gerekmiyor ise  “To” kısmı yerine “Bcc” kısmı kullanılmalıdır. 
  1. Mesaja karşılı verilmek istendiğinde gereksiz adresler ve gerekmiyor ise orijinal mesaj silinmelidir. 
  1. Herhangi bir dağıtım listesinden (birçok kişiye gönderilen toplu mail adresleri) gelen e-maile cevap (reply) verilmek istendiğinde mesajın gerekmiyor ise tüm liste abonelerine değil de sadece mesaj sahibine gittiğinden emin olunmalıdır. 
  1. Boyutu büyük gönderimler için dosya sıkıştırıcı programlar kullanılmalıdır. 
  1. “Urgent” (acil)  ibaresi gerekmedikçe kullanılmamalıdır. 
  1. Kişileri kışkırtıcı, onur kırıcı, kutsal inançlara saldıran, ırkçı, karalayıcı, müstehcen ya da benzeri mesajlar gönderilmez. 
  1. Zincir mesajlar kesinlikle gönderilmez. (örn: “ Bu mesajı x kadar kişiye gönderirseniz y gün sonra bir dileğiniz gerçekleşecek” türünde yazılar içeren mesajlar) 
  1. Çok gizli bilgi içeren mesajlar gönderilemez. 
  1. Alınan e-maillerin göndericisine dikkat edilmelidir. Bilinmeyen göndericiden gelene-mailler kesinlikle açılmamalıdır.
E-posta Kullanım Talimatı E-posta Kullanım Talimatı Reviewed by KOBİ GİRİŞİM on 23:07:00 Rating: 5
Blogger tarafından desteklenmektedir.