Değerli Okuyucularımız;
Bu yazımızda, bir önceki yazımızda olduğu gibi ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi için olmassa olmaz
dokümanlardan biri hakkında bilgi vereceğiz. Eğitim Talimatı firmanın insan kaynağı kapasitesinin
geliştirilmesi, yeni istihdam edilen personelin firmaya kısa sürede adapte
olması ve eğitim faaliyetinin bir sistem içerisinde yürütülmesi açsından büyük
önem arz etmektedir. Yenilenen ISO 9001:2015
Kalite Yönetim Sistemi'nin bir önceki ISO 9001:2008 versiyonundan en büyük
farkı çalışanların kalite “farkındalığının” arttırılmasıdır. O nedenle eğitim
faaliyeti kalite bilincinin
geliştirilmesi açısından birincil derecede önemlidir.
Aşağıda örnek olarak paylaştığımız Talimat işletme koşullarına ve
işleyişine göre değişiklik gösterecektir. Kullanıcılar bu talimatı kendi
sistemlerine göre uyarlamalıdır.
1. Amaç
Mevcut kalite
seviyesini sürdürmek ve daha ileri götürmek amacı ile her kademede çalışanların
eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, sağlanması ve eğitim kayıtlarının tutulması
için gerekli sistemi açıklar. Üretim ve hizmet kalitesini etkileyecek
faaliyetleri yürüten personele verilecek bütün eğitim programlarını kapsar.
2. Sorumluluk
Muhasebe ve İK Proses
Lideri, Tüm Birim Sorumluları
3. Tanımlar
Oryantasyon Eğitimi: İşe
yeni başlayan personelin organizasyona uyumunu sağlayan eğitimdir.
İşbaşı Eğitimi: Çalışanların
mesleki gelişimini sağlamak, işin, gerçek iş ortamında nasıl daha iyi ve
verimli yapılabileceğini göstermek ve çalışanın işe ilgisini artırmak amacıyla
uygulanan eğitimdir.
Hizmet İçi Eğitim: İdari/destek-teknik
personelin eğitim eksikliklerinin doğrultusunda belirlenen ya da yeniliklere
uyumun sağlanması için yapılan planlı eğitimdir.
5. Uygulama
5.1. İşbaşı
/Oryantasyon Eğitimi
5.1.1. Yeni
işe başlayan personel için İşbaşı/Oryantasyon eğitimi Muhasebe ve İK Proses
Lideri ile birim sorumlusu tarafından verilerek, gözlemler İşbaşı ve
Oryantasyon Eğitim Formuna kaydedilir.
5.1.2. Personel
önce Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından şirketin işleyişi hakkında genel
bilgilendirme eğitimine tabi tutulur ve sonrasında ilgili bölümlerde/görev
yapacağı alanda oryantasyon/işbaşı eğitimi alır.
5.1.3. İşbaşı
ve Oryantasyon Eğitim Formunun ilgili kısımları, yeni personel tarafından,
oryantasyon izlenimlerine göre doldurulur. Sonuç kısmı da birim amirleri ve
Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından doldurularak dosyalanır.
5.2. Şirket İçi
Eğitimler:
5.2.1. ISO
9001:2015 Kalite Yönetim Sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sürekli
iyileştirmek için eğitim ihtiyaçlarına göre alınması gereken eğitimler,
birimlerden gelen talepler doğrultusunda, üst yönetim tarafından Yönetimin
Gözden Geçirme Toplantılarında yıllık olarak planlanır Muhasebe ve İK Proses
Lideri tarafından uygulanması sağlanır.
5.2.2. Verilen
karar doğrultusunda Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından yıllık Eğitim Planı
hazırlanır, Genel Müdür tarafından onaylanarak, uygulamaya konur. Plan
doğrultusunda eğitim tarihinden bir hafta önce eğitim alacak personele Muhasebe
ve İK Proses Lideri tarafından e-mail yoluyla duyuru yapılır.
5.2.3. Eğitim
esnasında, eğitimci ve eğitime katılanlar tarafından Eğitim Katılımcı Listesi
tutulur.
5.3. Eğitim
Etkinliğinin Değerlendirilmesi
5.3.1. Eğitim
etkinliğinin değerlendirilmesi birkaç farklı yöntemle yapılır:
5.3.2. Sınav
Yöntemi: Eğitim Etkinliği Değerlendirme Formu kullanılarak yapılır. Ayrıca
eğitimcinin şirket dışından olması durumunda, kendi hazır soru formatını
kullanırsa bu da etkinlik değerlendirme kaydı olarak kullanılabilir.
5.3.3. Eğitim
etkinlik değerlendirmesi sınav uygulaması ile yapılır. Sınav soruları eğitimi
veren kişi tarafından hazırlanır. Bir nüsha cevap anahtarı olarak hazırlanır.
5.3.4. Cevaplanan
sınav soruları eğitimi alan personele eğitim sonunda verilir ve toplanarak
etkinlik değerlendirmesi Eğitimci ya da Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından
yapılır.
5.3.5. Anket
Yöntemi: Eğitim Etkinliği Anket Formu kullanılarak katılımcılara eğitimin
etkin uygulanıp uygulanmadığı için anket yapılır. Anketten alınan sonuçlar
Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından toplanır, puanlanır.
5.3.6. Değerlendirme
sonucu ortalaması %70 ‘in üstündeyse eğitimin etkin olduğuna karar verilir.
Etkin bulunmayan eğitimlerin tekrar uygulanması yoluna gidilir.
5.3.7. Eğitim
etkinlik değerlendirme formları ve bununla ilgili kayıtlar Muhasebe ve İK
Proses Lideri tarafından Kalite Kayıtları Prosedürüne göre saklanır.
5.3.8. Sertifikalandırma
Yöntemi: Şirket dışında gerçekleştirilen ya da şirket dışından kişiler
tarafından alınan eğitimlerin etkinliğinin kanıtı sertifikalandırma ile de
sağlanabilir.
5.4. Şirket
Dışı Olarak Belirlenen Eğitimler:
5.4.1. Şirket
dışından alınması düşünülen eğitimler de yine aynı şekilde eğitim planına dış
eğitim olarak dâhil edilir.
5.4.2. Şirket
dışı eğitimlerde, eğitim sonrası personele verilen belgenin (katılım
sertifikası) bir nüshası Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından personel
dosyasına eklenir.
5.5. Gerçekleşen
eğitimler, Eğitim Planına kaydedilir. Varsa eğitim notları, katılımcı listesi,
eğitim etkinlik değerlendirmeleri veya katılımcı sertifikaları eğitim
dosyasında muhafaza edilir.
5.6. Yıl
içinde birim sorumluları tarafından kalite yönetim sistemi süreçlerimizin iyileştirmesine
yönelik eğitimler araştırılır. Araştırma Sonuçları üst yönetime ara
toplantılarda ya da YGG toplantılarında bildirilerek onay alınır ve eğitim
bilgileri, eğitim planına eklenmesi için Muhasebe ve İK Proses Liderine
iletilir.
5.7. Planlanmış
eğitimlerin dışında, plan dışı eğitimlere de yönetim onayıyla katılım
sağlanabilir. Böyle bir durumda yine eğitim bilgileri ve eğitim çıktıları kayıt
altına alınmak üzere Muhasebe ve İK Proses Liderine iletilir.
Yukarıda paylaştığımız talimat ile ilgili olarak soru, ekleme ve
görüşlerinizi yorumlar kısmına yazabilirsiniz.