ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Talimatı

Değerli Okuyucularımız;

Bu yazımızda, bir önceki yazımızda olduğu gibi ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi için olmassa olmaz dokümanlardan biri hakkında bilgi vereceğiz. Eğitim Talimatı firmanın insan kaynağı kapasitesinin geliştirilmesi, yeni istihdam edilen personelin firmaya kısa sürede adapte olması ve eğitim faaliyetinin bir sistem içerisinde yürütülmesi açsından büyük önem arz etmektedir. Yenilenen ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi'nin bir önceki ISO 9001:2008 versiyonundan en büyük farkı çalışanların kalite “farkındalığının” arttırılmasıdır. O nedenle eğitim faaliyeti kalite bilincinin geliştirilmesi açısından birincil derecede önemlidir.

Aşağıda örnek olarak paylaştığımız Talimat işletme koşullarına ve işleyişine göre değişiklik gösterecektir. Kullanıcılar bu talimatı kendi sistemlerine göre uyarlamalıdır.

 
1. Amaç

Mevcut kalite seviyesini sürdürmek ve daha ileri götürmek amacı ile her kademede çalışanların eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, sağlanması ve eğitim kayıtlarının tutulması için gerekli sistemi açıklar. Üretim ve hizmet kalitesini etkileyecek faaliyetleri yürüten personele verilecek bütün eğitim programlarını kapsar.

2. Sorumluluk

Muhasebe ve İK Proses Lideri, Tüm Birim Sorumluları

3. Tanımlar

Oryantasyon Eğitimi: İşe yeni başlayan personelin organizasyona uyumunu sağlayan eğitimdir.

İşbaşı Eğitimi: Çalışanların mesleki gelişimini sağlamak, işin, gerçek iş ortamında nasıl daha iyi ve verimli yapılabileceğini göstermek ve çalışanın işe ilgisini artırmak amacıyla uygulanan eğitimdir.

Hizmet İçi Eğitim: İdari/destek-teknik personelin eğitim eksikliklerinin doğrultusunda belirlenen ya da yeniliklere uyumun sağlanması için yapılan planlı eğitimdir.

5. Uygulama

5.1. İşbaşı /Oryantasyon Eğitimi

5.1.1.      Yeni işe başlayan personel için İşbaşı/Oryantasyon eğitimi Muhasebe ve İK Proses Lideri ile birim sorumlusu tarafından verilerek, gözlemler İşbaşı ve Oryantasyon Eğitim Formuna kaydedilir.

5.1.2.      Personel önce Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından şirketin işleyişi hakkında genel bilgilendirme eğitimine tabi tutulur ve sonrasında ilgili bölümlerde/görev yapacağı alanda oryantasyon/işbaşı eğitimi alır.

5.1.3.      İşbaşı ve Oryantasyon Eğitim Formunun ilgili kısımları, yeni personel tarafından, oryantasyon izlenimlerine göre doldurulur. Sonuç kısmı da birim amirleri ve Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından doldurularak dosyalanır.

5.2. Şirket İçi Eğitimler:

5.2.1.      ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sürekli iyileştirmek için eğitim ihtiyaçlarına göre alınması gereken eğitimler, birimlerden gelen talepler doğrultusunda, üst yönetim tarafından Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında yıllık olarak planlanır Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından uygulanması sağlanır.

5.2.2.      Verilen karar doğrultusunda Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından yıllık Eğitim Planı hazırlanır, Genel Müdür tarafından onaylanarak, uygulamaya konur. Plan doğrultusunda eğitim tarihinden bir hafta önce eğitim alacak personele Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından e-mail yoluyla duyuru yapılır.

5.2.3.      Eğitim esnasında, eğitimci ve eğitime katılanlar tarafından Eğitim Katılımcı Listesi tutulur.

5.3.  Eğitim Etkinliğinin Değerlendirilmesi

5.3.1.      Eğitim etkinliğinin değerlendirilmesi birkaç farklı yöntemle yapılır:

5.3.2.      Sınav Yöntemi: Eğitim Etkinliği Değerlendirme Formu kullanılarak yapılır. Ayrıca eğitimcinin şirket dışından olması durumunda, kendi hazır soru formatını kullanırsa bu da etkinlik değerlendirme kaydı olarak kullanılabilir.

5.3.3.      Eğitim etkinlik değerlendirmesi sınav uygulaması ile yapılır. Sınav soruları eğitimi veren kişi tarafından hazırlanır. Bir nüsha cevap anahtarı olarak hazırlanır.

5.3.4.      Cevaplanan sınav soruları eğitimi alan personele eğitim sonunda verilir ve toplanarak etkinlik değerlendirmesi Eğitimci ya da Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından yapılır.

5.3.5.      Anket Yöntemi: Eğitim Etkinliği Anket Formu kullanılarak katılımcılara eğitimin etkin uygulanıp uygulanmadığı için anket yapılır. Anketten alınan sonuçlar Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından toplanır, puanlanır.

5.3.6.      Değerlendirme sonucu ortalaması %70 ‘in üstündeyse eğitimin etkin olduğuna karar verilir. Etkin bulunmayan eğitimlerin tekrar uygulanması yoluna gidilir.

5.3.7.      Eğitim etkinlik değerlendirme formları ve bununla ilgili kayıtlar Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından Kalite Kayıtları Prosedürüne göre saklanır.

5.3.8.      Sertifikalandırma Yöntemi: Şirket dışında gerçekleştirilen ya da şirket dışından kişiler tarafından alınan eğitimlerin etkinliğinin kanıtı sertifikalandırma ile de sağlanabilir.

5.4.  Şirket Dışı Olarak Belirlenen Eğitimler:

5.4.1.      Şirket dışından alınması düşünülen eğitimler de yine aynı şekilde eğitim planına dış eğitim olarak dâhil edilir.

5.4.2.      Şirket dışı eğitimlerde, eğitim sonrası personele verilen belgenin (katılım sertifikası) bir nüshası Muhasebe ve İK Proses Lideri tarafından personel dosyasına eklenir.

5.5.  Gerçekleşen eğitimler, Eğitim Planına kaydedilir. Varsa eğitim notları, katılımcı listesi, eğitim etkinlik değerlendirmeleri veya katılımcı sertifikaları eğitim dosyasında muhafaza edilir.

5.6.  Yıl içinde birim sorumluları tarafından kalite yönetim sistemi süreçlerimizin iyileştirmesine yönelik eğitimler araştırılır. Araştırma Sonuçları üst yönetime ara toplantılarda ya da YGG toplantılarında bildirilerek onay alınır ve eğitim bilgileri, eğitim planına eklenmesi için Muhasebe ve İK Proses Liderine iletilir.

5.7.  Planlanmış eğitimlerin dışında, plan dışı eğitimlere de yönetim onayıyla katılım sağlanabilir. Böyle bir durumda yine eğitim bilgileri ve eğitim çıktıları kayıt altına alınmak üzere Muhasebe ve İK Proses Liderine iletilir.

 Yukarıda paylaştığımız talimat ile ilgili olarak soru, ekleme ve görüşlerinizi yorumlar kısmına yazabilirsiniz.